Heute starte ich mit eine mehrteilige Artikelserie zum Thema gute Zeitplanung beginnen. In diese Serie will ich auf die verschiedene Aspekte im Bereich Zeitmanagement eingehen und auch praxisgerechte Lösungen und Ansätze euch näher bringen. Gute Zeitplanung ist keine Kunst und auch keine verlorene Zeit. Oftmals ist es effektiver sich mal 30 Minuten zeit zu nehmen um die eigene Arbeitsprozesse zu analysieren statt weiterhin vielleicht ziel und Orientierungslos den gewohnten Trott nach zugehen. Nachfolgend ein paar Ansätze wie ihr eure Kernaufgaben erkennen könnt und damit auch welche Aufgaben zumindest zweitrangig sind.
Prioritäten setzen Die eigene Aufgaben nach Prioritäten einordnen damit die wichtigsten Aufgaben auch erledigt werden können und nicht so wichtiges zumindest in 2 Reihe sich befindet. Wichtige Aufgaben sind z.B Kundenanfragen, neue Marketingmaßnahmen, Kundenkontakte suchen usw. Andere Sachen wie Statistiken über die Besucherzahlen und deren Pfade sind zwar auch wichtig, nur sicherlich nicht so wichtig wie erstgenannte. Diese können dann danach erledigt werden und falls mal kein Zeit dafür mehr vorhanden ist, macht es nichts wenn diese vielleicht auf den nächsten Tag verschoben werden.
Zeitdiebe erkennen und Ihre Verlockungen nicht mehr nachgeben Ein besondere wichtige Aspekt beim Zeitmanagement. Emails, Twitter, Social Media und andere Sachen sind sicherlich recht interessant. Somit kommt es zu die Verlockung mal immer wieder zwischendurch nach Tweets zu suchen oder ein kleine Ausflug zum beliebten Sozialen Netzwerk zu unternehmen. Dies sogar vielmals mehrmals am Tage. Auch wenn man nur kurz vorbei schauen will dauert dies zeit. Meist reichen die 5 Minuten die man angibt nicht und schon sind 20 oder mehr Minuten wertvolle Zeit wieder verschenkt worden.
Es reicht vollkommen aus den eigene Twitter Account höchsten 2 mal am Tage zu prüfen. Ist was wichtigstes drin erkennt man dies auch dann noch. Auch bei Besuche Statistiken reicht es vollkommen aus wenn diese einmal am Tage geprüft werden, wobei es meist reicht die wichtigsten Kennzahlen zu lesen. Weitergehend Analyse über Besucherverhalten und Pfade sind zwar wichtig, aber diese müssen nicht jeden Tag gemacht werden.
Private Email Postfächer sollten einmal am Tage überprüft werden und geschäftliche Postfächer 3 mal am Tag (früh, mittags und abends). Hierbei sollten gleich die unwichtigen Mails aussortiert werden wenn diese schon mal geöffnet sind. Newsletter kann man auch sortieren und diese dann mal später lesen wenn mehr Zeit vorhanden ist.
Arbeiten Zu hause, viele Vorteil aber auch viel Disziplin nötig Viele arbeiten von zu hause aus um entweder kosten zu sparen oder Familie und Beruf im Einklang zu bringen. Arbeiten von zu hause bringt viele Vorteil aber auch manche Nachteile. Vor allen die Möglichkeiten zu Ablenkung (ich könnte z.B die Wäsche machen, Einkaufen oder ein Besuch in die Eisdiele machen) bedrohen den Arbeitsfluss. Hinzu kommt das die restlich Familie jederzeit stören könnte, nur weil die schnell eine Frage haben.
Selbst eine kurz Frage bringt Ablenkung und kann zumindest die Konzentration mindern. Wer hier nicht aufpasst der kann schnell zwar 3 Stunden arbeiten aber in Wirklichkeit schafft man vielleicht nur die Arbeit die in einer Stunde erledigt wird.
Um hier Vorzubeugen muss deutlich jeden Familien Mitglied klar gemacht werden, das man zwar da ist aber nur in wirklich Notfällen gestört werden kann. Am besten funktioniert dies indem man die eigene Arbeitszeit in mehrere Blöcke unterteilt und diese nach Möglichkeit dann abarbeitet wenn kein weitere zu hause ist.
Zwar wird dies meist nicht reichen um die eigene Arbeit alle erledigen zu können, aber auch hierfür gibt es ein Trick. Ein feste Arbeitsblock ausmachen z.B zwischen 14 und 17 Uhr und diese auch die restliche Familie mitteilen so das man hier seine Ruhe hat. Sollten was vor allen passieren können die Kinder vielleicht zwischendurch stören, dann sollte man deren drängen nicht nach geben (außer wirkliche Notfälle). Sobald die restliche Familie wirklich erkennt das zu hause arbeiten auch arbeiten ist, wird die Produktivität höher.
Alle diese Ansätze sich wirklich nichts neues, nur nutzen viele diese Möglichkeiten nicht wirklich. Da wundert es dann nicht wenn trotz ein 10 oder mehr Stunden Arbeitstag am ende nur wenig wirklich geschafft wird. Wer zu viele Ablenkungen zu lässt oder sich mit Nebensächliches beschäftigt der muss sich nicht wirklich wundern wenn nichts erreicht wird am Tage.
Im nächsten Teil gehe ich noch tiefer darauf ein die eigene Prioritäten Liste zu fixieren anhand deren die Aufgaben abgearbeitet werden können. Es lohnt sich also wieder vorbei zu schauen.